2020年，税务和会计专业人士发现自己的日常公司生活受到了重大干扰。现在，在经历了混乱和困惑后，我们发现自己仍在适应成为一个功能齐全的远程注册会计师。随着新冠肺炎大流行的发展，虚拟注册会计师会继续存在吗?
在下一章与海瑟·沃克闲谈， Paul Miller，创始人和所有者业务设计我还讨论了税务和会计事务所转向数字化工作生活的关键，以及随着我们继续回归常态，我们可以期待的最佳虚拟实践。
新冠肺炎大流行和转向虚拟办公室
保罗·米勒(Paul Miller)很早就看到了COVID-19大流行对工作环境的潜在影响，因为他看到了病毒在世界其他地方的蔓延。他开始在他的团队中播下种子，研究进行大规模虚拟转变所需的一些工具。几周后，美国也跟进了。
保罗说:“当你审视大流行的环境时，最大的决定之一就是技术。”“我们需要一个复制的工作空间:一个类似于你在家里的办公室的设置。当你习惯了在3台显示器上工作时，你不能只带着一台笔记本电脑离开。这根本行不通。”
虽然在大流行之前，保罗确实让工作人员偶尔远程工作，但从来都不是全职工作。这是一个巨大的转变，以确保每个人都有适当的技术片段到位，并找出如何继续管理成功的客户关系。
保罗指出:“在许多年里，如果我们在一年内与客户有4到5个接触点，那么其中可能有2个是面对面的。“其他的都是远程的，但基本上都是非常简单的应用程序或屏幕共享。现在，您需要开始迁移它。你需要在视频上，并提供更好的集成技术。
“你还需要考虑你的视频的存在。你不能弯腰走神。我们必须回到最基本的方面，对人们说，这就是你的声音和客户看到的。我们会做一些练习:让人们记录一次会议，然后回头观察自己。他们讨厌看到这一点，但这是事实。”
由于人力资本的缺乏，保罗一直在为大流行前的远程工作政策做准备。因此,从一个技术的角度在美国，远程工作很容易调整。他最大的挑战，也是大多数注册会计师事务所在虚拟环境中面临的挑战，是同志关系和文化的改变。企业领导人现在被迫定义下一个版本的企业文化。我们如何继续建立一个团结、参与和有动力的员工队伍?
为非正式的私人对话添加合适的工具有助于缓解陷入困境的电子邮件。然而，随着各公司继续进行数字化合作，这仍然是一个持续的挑战。
保罗说:“我对远程工作最大的担忧之一是，当人们严格地远程工作时，如何让他们觉得自己是一个整体。”“我认为文化将继续是需要解决的问题。”
数字化管理客户关系
即使各州开设了办事处，并回到了面对面，未来客户关系的模式可能会永远改变，以纳入一个数字环境。保罗的办公室虽然开着，但仍在远程与客户会面。
保罗说:“我对客户关系的认识是，有时你想通过电话或短信与客户交谈，有时你想向他们展示一些东西或教他们一些东西。”“我认为你所使用的工具必须在所有这些时候都能起到引导作用。极速适合我所说的“一维极速”。但我们的办公室里有白板。客户会进来，我们会把东西取出来。我们得想办法继续指导客户咨询关系一大块。
“我们最近做的一件事是投资智能电路板，我们可以连接和绘制。我们有两个不同的媒体室，摄像头可以从人切换到板。我们正在提供一个更好的视觉界面。你必须能够亲自在虚拟环境中做所有你想做的事情，并且要灵活。”
在学习新技术的过程中，打嗝是很常见的。然而，有了公司的明确信息和指示，再加上实践，你会发现自己慢慢进入常态状态。你可能还会发现一些你亲自体验不到的效率，比如在客户会议上节省时间。
保罗补充说:“我认为有机会与客户见面很好。”“但是，坦率地说，特别是如果有多个客户在不同的地方有配偶或伴侣，虚拟更容易。从逻辑上讲，我认为现在这样做更有意义，客户知道仍然有可用的连接也会感到放心。”
重新思考用户体验
从大流行开始到现在，您的公司在构建虚拟环境时可能经历了许多试验和错误。Paul一直在改进的一件事是用户体验。
“你必须重新考虑与客户的约会，”保罗说。“我们创建了一个我称之为‘广播室’的地方，员工可以在那里接上他们的笔记本电脑，与客户进行私人对话。灵活的快速适应，这不是什么大事。它应该是非常灵活的。”
能够展示或教客户一些东西远程基础将是成功注册会计师事务所的主要区别。
“根据我的计算，一个虚拟的税务预约通常会减少40%的时间。当客户进来时，他们会在大厅等候，喝杯咖啡，聊天，等等。所有这些现在都被剥离了，我看到的是更有效率的。但你得做好准备。在开始会议之前，你必须弄清楚屏幕上是什么。一切都是视觉上的，你承受着更大的压力去快速执行。你不可能快速转变方向，所以为用户体验做准备将是不同的。”
保罗的工作人员发现，用这种技术练习就能做到完美。
”教导员工如何在技术中工作，”保罗补充道。“它将变得更加用户友好，而且不会超级混乱。此外，在虚拟世界中，你的约会直接而直接，而在面对面的时候，会有更多的闲聊。”
随着我们的发展，办公室看起来怎么样?
典型的办公室实践的重复显然是使虚拟环境为您的公司工作的关键。然而，企业仍在努力复制一些流程，比如衡量生产率和展示专业价值。
保罗说:“我们总是说，工作驱动一切。”“从员工的角度来看，远程办公的灵活性将继续是关键。但最近我听到了一些有趣的消息:在现场的人可以不受限制地接触他们的上级。当你在一个遥远的基础上，你更遥远。你的价值主张在哪里?
“这是一个很有趣的观点，因为我认为我们正处于一个把远程工作和办公室工作相结合的钟摆上。很多人都能很好地远程工作，但员工如何做到这一点，同时也为公司构建自己的价值主张呢?”
必须继续作为虚拟会计师探索解决办法，但由于人力资本短缺，无论大流行如何，都可能需要混合或开放的办法。
“这场大流行可能已经引起了人们的关注，但公司，尤其是小公司，现在开始评估他们拥有的资源，并开始更愿意讨论招聘不在办公室的员工的可能性。”再问一次，我们如何建立我们的文化来留住某人，建立他们的价值主张，并建立团队?”
如果你是一家规模较小的公司，你可能会发现远程招聘管理人员很容易，因为他们的价值主张可以很容易地以不同的方式复制。某些任务在远程基础上比其他任务更具可复制性。
“然后是客户管理部分，”保罗说。“现在我们必须从人们拥有的技术知识的角度来提高标准。这种情况还会继续进化改变公司内部的思维方式。我不认为公司都是虚拟的或面对面的。我看到的更多的是各种因素的结合，让它发挥作用。”
